آنچه پس از دست دادن توانایی صحبت کردن، درباره کوچینگ یاد گرفتم

در سال ۲۰۰۱، پزشکان بیماری ALS (بیماری لوگهریگ) را در من تشخیص دادند. با رسیدن سال ۲۰۰۳، دیگر نمی‌توانستم آگاهانه حرف بزنم یا راه بروم، و کنترل ماهیچه‌ها با پیشرفت بیماری بیش از پیش دشوار می‌شد. می‌دانستم که دیگر نمی‌توانم کار تسهیلگری در جلسات تیم و سخنرانی‌های استراتژی را انجام بدهم – خصوصا جلسات کوچینگی که انجام می‌دادم. اما همچنان عاشق کارم بودم و می‌خواستم فعال بمانم. برای همین شروع کردم به مدیریت روابط کوچینگم از طریق گفتگوی کتبی به شکل پیام، ایمیل، و دیگر راه‌های الکترونیک. مراجعانم از آزمودن یک رویکرد نو استقبال کردند.

این‌کار را به صورت آزمایشی شروع کردم. من و مراجعانم درباره نتیجـــه کار چنــدان خوش‌بیــن نبودیم. تصور می‌کردیم که فقدان تعامل فردی مانع انجام یک گفتگوی باز خواهد شد. اما نه تنـها این‌طـور نبود، بلـکه چندین مزیت غیرمنتظره هم کشف کردیم. من در اینجـــا به بعضی از دستورالعمل‌های کاربردی اشاره و آنها را توصیف می‌کنم تا دیگران هم بتوانند از آنها در انواع زمینه‌های کوچینگ – از توسعه رهبری گرفته تا مشاوره سازمانی و منتورینگ حرفه ای – بهـره ببرند، حتی اگر دچار محدودیت‌هایی از نوع من نیستند.

اصلاً چرا باید اینکار را انجام داد؟

ارتباطات کتبی قابلیت دسترسی را تقویت می‌کنند، زیرا افراد می‌توانند خیلی راحت ایمیل داده و در صورت نیاز به یک جلسه، قرار بگذارند. دستاورد محسوس این روش، بازخورد سریع‌تر و اقدام برای حل مسائلی است که نیاز به زمان فوری دارند و دستاورد نامحسوس این روش، افزایش اعتماد به‌نفس و آرامش ذهن از این مسئله که کسی فوراً نظر ما را می‌شنود و برای آن ارزش قائل است، می‌باشد.

این روش مزایای شگفت‌انگیز دیگری هم دارد. کوچینگ به روش کتبی می‌تواند ایمنی روانی را افزایش دهد، که منجر به افشای بیشتر اطلاعات و ایجاد اعتماد می‌شود. قبل از آنکه این بیماری در من تشخیص داده شود، معمولا دو تا سه ماه طول می‌کشید تا یک رابطه نزدیک شکل بگیرد و یک جلسه برگزار شود. اما حالا مراجعان، خیلی سریع‌تر ذهن خود را باز می‌کنند. برای مثال، در کوچینگ تیم‌های مدیران در یک بانک بزرگ، طی جلسات هفتگی از طریق پیام کوتاه، متوجه شدم که افراد ماجراهای شخصی خود (گاهی بامزه، گاهی خجالت آور، و گاهی منزجرکننده) را مطرح می‌کنند، درباره مشکلات جدی که با مدیرانشان دارند (که غالباً مراجعان ارشد من بودند) حرف می‌زنند، و پرسش‌های مدیریتی مهم طرح می‌کنند. آنها می‌گویند که در گفتگوی کتبی راحت‌تر درباره مسکلاتشان حرف می‌زنند. وقتی کسی به آنها نگاه نمی‌کند، احساس آزادانه‌تری برای بیان خودشان دارند و نگران انتقادات دیگران نیستند.

همچنین، برقراری ارتباط به‌صورت کامل و از طریق نگارش مانع از کلیشه‌سازی براساس جذابیت‌های فیزیکی (مانند اینکه افراد چگونه حرف می‌زنند و خودشان را ارائه می‌کنند، زبان بدن آنها، و …،) می‌شود؛ حتی وقتی به من گفته می‌شود که یک مراجع جدید دوست داشتنی نیست یا نمی‌توان به او نزدیک شد یا فردی منفی‌باف است، باز هم می‌توانم با او یک رابطه قوی بسازم. و این موفقیت را تا حد زیادی به اختلال ارتباطی محدودکننده نسبت می‌دهم. پیام کوتاه به صورت ۱۰۰% با محتوا سر و کار دارد؛ ایموجی‌ها و سبک‌های نگارشی، زبان بدن و آهنگ کلام را القاء می‌کنند. از طرف دیگر، برای تحریف ادراک شما یا مراجعانتان در ارتباط با پیام‌های مبادله شده، محدودیت کمتری وجود دارد. هرچند که ما درباره افراد بر اساس نحوه نگارش شان قضاوت می‌کنیم، اما یک ابزار معمولا می‌تواند این قضاوت را کاهش دهد. همچنین در تعاملات کتبی دوستانه هم دست افراد را باز می‌گذاریم.

و بسیاری از ما کار گوش دادن را به صورت کتبی بهتر انجام می‌دهیم (البته تا زمانی‌که برای آن تلاش کنیم)، آن هم به صورت آنی و با توجه و تمرکز. بدون حضور عوامل حواس‌پرتی بصری یا صوتی – یا فشارِ حضور فردی دیگر در اتاق، بهتر می‌توانیم روی آنچه گفته می‌شود تمرکز کنیم. ابتدا فکر می‌کنم روش پیام‌ِکوتاه کمی کُند باشد. اما مراجعان می‌گویند که با این روش در حین گفتگو زمان بیشتری برای شنیدن، جذب کردن، فکر کردن و جواب‌دادن دارند، حتی در فرهنگ‌هایی که برای سرعت و فوریت اهمیت زیادی قائل هستند. بنابراین این روش ارتباطات را دقیق‌تر می‌سازد، مانع از ابهام و سوءتفاهم می‌شود و همسوسازی کارآمد برای حل مسئله را تسریع می‌کند. کُوچ و همچنین مراجع باید با پاسخ‌هایی مانند “هووم، دارم فکر می‌کنم” و “میشه توضیح بدی؟” درطول جلسات پیام کوتاه راحت باشند، و با تمرین، احترام متقابل و اعتماد را شکل دهند.

با توجه به تجربه من، کوچینگ از طریق نگارش به افراد کمک می‌کند تا احساسات شدید خود را مدیریت کنند. برای مثال، تعاملات پیام کوتاه من با یک مدیر فناوری در یک شرکت خدمات مالی را در نظر بگیرید. او می‌خواست در حرفه‌اش پیشرفت کند، اما به‌نظر من رابطه متلاطم او با رئیسش او را عقب نگه می‌داشت. ما باید یک استراتژی آماده می‌کردیم تا با کمک آن بهتر بتواند با مدیرش ارتباط برقرار کند و ارزش مشارکت‌هایش را پررنگ‌تر کند. اما برای آنکه وارد یک چارچوب سازنده ذهنی شود باید ابتدا ذهنش را خالی می‌کرد. ما فهمیدیم که پیام کوتاه یک روش عالی برای این‌کار است. عمل نگارش درباره نگرانی‌هایش و بعد دیدن این واژه‌ها روی صفحه به او کمک کرد تا از روی آنها بگذرد. تقریباً شبیه تمرین روزنامه‌نگاری بود: من می‌خواندم و می‌فهمیدم که او چه احساسی دارد، بدون آنکه درباره‌اش قضاوتی کنم. (“گوش دادن” در نگارش هم من را در مقایسه با ملاقات شخصی صبورتر کرد.) وقتی دیگر خودش را خالی کرد کاملاً آماده بود تا به کارش ادامه دهد.

پژوهش‌ها نشان می‌دهند که وقتی اهدافمان را می‌نویسیم به احتمال زیاد به آنها دست پیدا می‌کنیم. شاید قدرت اذعان کتبی در پیام کوتاه زودگذر و فانی به‌نظر برسد، اما یادداشـــت‌ها نشان دهنده “حقیقــت عینــی” هستند و به‌ندرت، آنها را فراموش یا آنچــه گفتـــه‌ایم را تحــریف می‌کنیم. مراجعان به من می‌گویند که واقعاً از گفتگوهایی که بشود بعــــدها با سند و مـدرک به آنها مراجعه کرد استقبال می‌کنند، چون می‌خواهند مسیـر پیشـــــرفت خود به‌سوی هدف را ببینند، و این “سند و مدرک” در ارزیابی هم به آنها کمک می‌کند. هر گفتگو به صورت خودکار ثبت و ضبط می‌شود، بنابراین بدون نیاز به پیگیری ، خیلی راحت می‌توان جزئیات را به خاطــر آورد. به‌علاوه، طبق اذعــان مراجـعان، ثبت کتبی گفتگو، آنـها را در قـبال هـر قانـونی که تـعیین کرده‌اند و تعهد پیگیری که متعهد شده‌اند پاسخگو و وفادار نگه می‌دارد.

چگونه این‌کار را انجام دهیم؟

چه بخواهید میزان کوچینگ خود را به صورت کتبی برای بهره بردن از این مزایا افزایش بدهید، و چه بخواهید به‌خاطر شرایط زندگی از این روش استفاده کنید، مانند کاری که من می‌کنم، در اینجا چند اصل وجود دارند که طی ۱۴ سال گذشته به آنها رسیده‌ام. با این حال می‌توان این دستورالعمل‌ها را در تمام روابط کسب و کار پیاده کرد. در دورکاری با مراجعان بیش از همه به کار من آمده‌اند.

۱٫ دسترسی آزاد و انعطاف‌پذیری نشان دهید:

ضروری است که در صدر هر رابطه کوچینگی، تعهد و توجه نشان دهید. من این‌کار را به شیوه‌های مختلف انجام می‌دهم: قبل از جلسه اول، بیوگرافی‌ام و یک دستور کار پیشنهادی ارسال می‌کنم، و بعد زمان کافی می‌گذارم تا مراجع درباره پیشینه من، چشم‌اندازم، درباره کوچینگ، و تجربه‌ام در استفاده از پیام کوتاه سوال بپرسد. از او می‌خواهم اگر دوست دارد، سوال شخصی هم بپرسد. سپس، می‌گویم که من همیشه در دسترس هستم، تا نشان دهم که به یک برنامه‌ریزی نیاز-محور (در مقابل زمان‌بندی-محور) پایبند هستم که این ویژگی امکان ارائه بازخورد آنی، حل مسئله، تعهد به اقدامات، و یادگیری را فراهم می‌سازد. کوچینگ از طریق نگارش وفای به این عهد را آسان‌تر ساخته، و این همیشه در دسترس بودنِ من به مراجعان آرامش خاطر می‌دهد. پیام اصلی که می‌فرستم این است، “سلام، من حاضر بوده و کاملاً به شما متعهد هستم.” همیشه می‌خواهم بدانم که آیا یک مراجع خارج از زمان‌بندی جلسات به من نیاز دارد (یا فکر می‌کند که نیاز دارد) یا خیر. اگر یک الگوی وابستگی مشکل‌ساز به من شکل بگیرد (که تا به‌حال پیش نیامده) پیام کوتاه و دیگر راه‌های ارتباطی کتبی به من کمک می‌کنند تا آن الگو را شناسایی و سپس حل و فصل کنم.

۲٫ مدیریت حفظ حریم خصوصی:

مشاهده کرده‌ام که مراجعان در روش کوچینگ به‌صورت تعاملات کتبی کمتر نگران حفظ حریم خصوصی هستند و فکر می‌کنم که این مسئله ارتباط زیادی به تعیین انتظارات صریح و شفاف دارد. من هیچ‌گاه تعهد دروغین نمی‌دهم. بلکه، از همان ابتدا از مراجع می‌خواهم به بازخورد من اعتماد کرده و هر چیزی که به‌نظر من پتانسیل بُرد آنها محسوب می‌شود را با من در میان بگذارند. اما در عین حال به آنها می‌گویم که اگر می‌خواهند چیزی بین ما دو نفر بماند من به این درخواست احترام می‌گذارم. شاید تصور کنید افراد در چنین شرایطی احساس آسیب‌پذیری داشته باشند، اما اغلب می‌گویند که راحت هستند که با دادنِ چنین اختیاری از بازخورد من کمک بگیرند، و با پیشرفت هر چه بیشتر رابطه این اعتماد بیشتر شکل می‌گیرد. آنها می دانند که مطرح نکردن بعضی از موضوعات به خودشان بستگی دارد، و اگر صلاح بدانند از آن استفاده می‌کنند.

۳٫ مدیریت جریان بازخورد:

من به‌عنوان یک مشاور تیمی و همچنین کُوچ تک تک اعضای تیم به افراد کمک می‌کنم تا روابط کاری و بین فردی قوی بسازند. طی این فرآیند درمی‌یابم که آنها درباره یکدیگر چه دیدگاهی دارند. پس از همان ابتدا، توضیح می‌دهم که بخشی از نقش من توسعه جریان بازخورد در گروه است، چون با این‌کار انسجام تیم و رشد و توسعه فردی تضمین می‌شود. با این‌حال، از آنجا که بخش اعظم آنچه دیگران با من در میان می‌گذارند موضوعات حساسی هستند، درباره آنچه می‌گویم و اینکه به چه کسی می‌گویم دقت زیادی دارم. اگر در این‌کار دقت نشود گاهی مشکلات سیاسی و حتی تخریب کننده پیش می‌آیند.

وقتی همکاران درباره یکدیگر چیزهای مثبت می‌نویسند، من آن بازخورد را لفظ به لفظ منتقل می‌کنم، زیرا تأثیر عاطفی آن به این روش قوی‌تر است. وقتی نظرات منفی هستند، روش‌های مداخله‌ای من شکل متفاوتی به خود می‌گیرند. گاهی اطلاعات را تحت عنوان محتوای مهم برای خودم نگه می‌دارم، خصوصاً در حل و فصل مناقشاتی که ممکن است بعدها بروز کنند. و گاهی نقدهای برانگیزنده را به لحاظ عاطفی “ترجمه” می‌کنم، و آنها را به شکل سازنده‌تری بیان می‌کنم تا حالت تدافعی احتمالی به وجود نیامده و یادگیری به حداکثر برسد. اگر فرهنگ طوری باشد که افراد در آن هم تیمی‌های خود را به دیده منفی می‌نگرند و تمایلی ندارند که شخصاً درباره آن صحبت کنند، من سعی می‌کنم به‌عنوان یک کاتالیزور برای “تبادل نظر و گفتگو درباره موضوعاتی که گفتگو درباره آنها دشوار است” عمل کنم، و با استفاده از جمله کریس آریگریس، نظریه‌پرداز رفتار سازمانی، استفاده کرده و از اعضای اصلی تیم می‌خواهم با طرف مقابل گفتگوی مستقیم داشته باشند. حتی پیشنهاد می‌کنم که از طریق ارسال پیامک کوتاه بصورت سه طرفه تعامل را تسهیل کنم.

۴٫ کسب مهارت در آوای نگارش:

زبان غیررسمی در نگارش می‌تواند حس دوستی ایجاد کند، اما به‌شرط آنکه کاملاً طبیعی باشد. در ذهنتان تصور کنید که واژه‌هایتان در نظر گیرنده چه حسی دارند، و سپس همانطور که این واژه ها را ادا می‌کنید آنها را بنویسید. پرورش مهارت برای این‌کار به گذشت زمان و تأمل بیشتر نیاز دارد، اما شما را مجبور می‌کند با افراد همدلی و همفکری داشته باشید، و آنها هم این را درک خواهند کرد. املاء و دستور نگارش در ارسال پیام کوتاه اهمیت چندانی ندارد، چون در چت‌های آنی این اشتباهات نادیده گرفته شده و فراموش می‌شوند – اما در ایمیل و دیگر اسناد رسمی، توجه به این جزئیات برای اعتبارتان اهمیت بسیاری دارد.

من در مراحل ابتدایی کوچینگ با این روش، معمولاً از زبان توصیفی (به جای ارزیابی کننده) استفاده می‌کنم. به‌طورکلی، برای مراجعان جدید بیشتر از “این چیزی است که فکر می‌کنم اتفاق می‌افتد” تا “فکر می‌کنم باید این کار را متفاوت انجام دهید” استقبال می‌کنند، و با این‌کار به آنها نشان می‌دهید که برای مثل شما دیدگاه قضاوت‌گر ندارید و بیشتر ذهنی عمل می‌کنید. وقتی یک رابطه قوی‌تر ساختید، دامنه اختیارات شما برای ارائه نقد سازنده گسترده‌تر می‌شود؛ یعنی افراد دیگر نقد شما را مانند یک حمله نمی‌بینند. با این‌حال، اول از همه برای ارائه نقد اجازه بگیرید، و شاید بهتر باشد آن را به شکل “من اگر جای شما بودم، ….” ارائه کنید. نقد کتبی ممکن است بیشتر منجر به سوءتفاهم شود؛ و وقتی آن را تایپ کردید در مقایسه با نظر دادنِ شفاهی پس گرفتنِ آن کار دشواری است. این اصول ارتباطی ارزش یادگیری را دارند.

۵٫ راحت بودن با افشای مسائل شخصی:

این بخش مهمترین قسمت در توسعه و حفظ یک رابطه آزاد و حاکی از اعتماد می‌باشد. براساس تئوری تعامل اجتماعی و مطالعات درباره ارتباطات بین فردی می‌دانیم که اگر فردی آزادانه افکار و احساسات خود را برای دیگران افشاء کند طرف مقابل هم به احتمال زیاد با او صادقانه ارتباط برقرار می‌کند. همانطور که قبلاً گفتم، فاصله ادراک شده‌ی کوچینگ از طریق نگارش دیواری بین کوچ و مراجع ایجاد نمی‌کند؛ بلکه در واقع، امکان گفتگوی آزادتری را با مرزهای کمتر فراهم می‌کند – که در عوض اعتماد را توسعه می‌دهد. بدین ترتیب، کُوچ و مراجع می‌توانند مشغول یک جستجوی گسترده‌تر و جدی‌تر برای یافتن دلایل مشکلات شده و یا برای مثال آزادانه‌تر درباره آنچه مراجع باید انجام دهد گفتگو کنند.

به علاوه اینکه، یک رابطه سازنده برای افشای دیدگاه‌ها نیازمند اصالت از جانب هر دو طرف است. اگر شما این حالت را به‌عنوان یک کُوچ مدل‌سازی کنید، حالت دوجانبه به خود گرفته و مراجعان هم می‌توانند آنچه از شما یاد گرفته‌اند را در انواع موقعیت‌ها و برای انواع روابط، چه کاری و چه شخصی، پیاده کنند.

ترجمه: حسین گایینی

منبع 

منبع نوشتار در سایت کیفکو