| منظور از بهرهوری فقط مدیریت زمان نیست؛ بلکه منظور «مدیریت توجه» است. مدیریت زمان یک راه حل نیست، بلکه در واقع بخشی از یک مسأله است. |
چند سال قبل موقعی که رهبری تدریس میکردم، در هنگام تنفس یکی از کلاسها، یک مدیر بهنام مایکل، مضطرب و بیقرار به سمت من آمد. رئیسش به او گفته بود که باید بازده بیشتری داشته باشد، برای همین چندین ساعت صرف کرده بود تا تحلیل کند که زمانش را چگونه سپری میکند. از قبل جلسات غیرضروری را حذف کرده بود و دیگر کاری نبود که بتواند از تقویمش حذف کند و هیچ روشی برای انجام دادنِ کارآمدتر آنها پیدا نمیکرد.
او گفت: “شاید مسخره به نظر برسد، اما تنها ایدهام این است که آب کمتری بنوشم تا وقت کمتری را صرف دستشویی رفتن کنم.”
همه ما در فرهنگی زندگی میکنیم که برای بازدهی فردی اهمیت زیادی قائل است. کتابهای متعددی درباره انجام دادن کارها نوشتهایم و رویای هفتههای کاری چهارساعته را در سر میپرورانیم. بر “محراب شتاب” نیایش میکنیم و به پرمشغله بودن افتخار میکنیم. به ما گفته شده که کلید انجام دادنِ کارها مدیریت زمان است. اگر فقط بتوانید جدول زمانبندی بهتری داشته باشید، حتماً به “نیروانای بازدهی” دست پیدا خواهید کرد.
اما من بعد از حدود دو دهه مطالعه در حوزه بازدهی و بهرهوری، متقاعد شدهام که مدیریت زمان یک راهحل نیست، بلکه در واقع بخشی از یک مسأله است.
در بیشتر دوران کاریام متداولترین پرسشی که از من شده این است که “چطور میتوانم کارهای بیشتری انجام دهم؟” گاهی افراد به این دلیل این سوال را مطرح میکنند که میدانند من یک روانشناس سازمانی هستم، و بازدهی یکی از حوزههای تخصص من است. اما بیشتر به این خاطر میپرسند که در نیویورک تایمز یا فلان کتاب معروف میخوانند که من کارهای زیادی انجام دادهام.
اما حقیقت اینجاست که من خیلی هم احساس نمیکنم انسان پربازدهی باشم. همواره از اهداف پیشروی روزانهام جا میمانم و برای همین تلاش دارم به این پرسش پاسخ دهم.
بالاخره طی گفتگو با مایکل بود که پاسخ را پیدا کردم: پُرکار و پربازده بودن ربطی به مدیریت زمان ندارد. تعداد ساعات روز محدود هستند و تمرکز روی مدیریت زمان فقط باعث میشود بدانیم که چه تعداد از این ساعتها را هدر دادهایم.
یک گزینه بهتر به جای آن، مدیریت توجه است: اولویتبندی افراد و پروژههایی که مهم هستند و اهمیتی ندارد که هر وظیفه چقدر طول بکشد.
| مدیریت توجه یعنی همان هنر تمرکز روی انجام دادنِ کارها بنا به دلایل درست، در مکان درست، و در زمان درست. |
لیست عناوین
اما چطور باید نقطه تمرکزمان را تغییر دهیم؟
بنا به عقیده عمومی درباره مدیریت زمان، از شما انتظار میرود که برای زمان تکمیل یک وظیفه، اهدافی مشخص کنید. من تصمیم گرفتم این را برای نوشتن این مقاله امتحان کنم. هدفم روی ۱۲۰۰ کلمه بود، برای همین ساعت ۸ صبح پای آن نشستم و سه ساعت وقت صرف کردم، تا بتوانم در کمال فراغ بال و هر دقیقه فقط شش کلمه بنویسم و بعد از آن شش دقیقه صرف نوشتن صفر کلمه کردم، و فقط به نشانگر روی مانیتور زُل زدم. تنها کاری که انجام دادم این بود که در گوگل جستجو کردم که آیا نام نشانگر (کِرسِر) برگرفته از نام همه نویسندگانی است که آن را نفرین کنند یا نه. (curse در زبان انگلیسی به معنی نفرین کردن است. بله، میدانم که دارید مسخرهام میکنید و میگویید: یارو داره دنبال منشاء کِرسِر می گرده!) و بعد فکر کردم که دقیقاً در هر دقیقه چند واژه تایپ کردهام و یک تست تایپ کردن دادم. نمرهام چنگی به دل نمیزد، برای همین یک تست دیگر دادم و بعد یکی دیگر.
دست آخر حسابی نگران شدم و سراغ مدیریت توجه رفتم. قبلاً ای.بی وایت نوشته بود: “وقتی صبح از خواب بیدار میشوم بین میل به بهبودِ (یا نجاتِ) دنیا و میل به لذت بردن (یا چشیدنِ) دنیا دست به گریبان هستم. این مسأله برنامهریزی برای روزم را دشوار میکند.” اما من در تحقیقم دریافتم که افراد پربازده برای انتخاب بین این دو تقلا نمیکنند. آنها همزمان هر دو را دنبال میکنند و جذب پروژههایی میشوند که شخصاً برایشان جالب بوده و از نظر اجتماعی هم معنادار هستند.
پس بهجای آنکه روی این نکته تمرکز کنم که با چه سرعتی میخواهم این مقاله را تمام کنم، در وهله اول از خودم میپرسم اصلا چرا میخواهم آن را بنویسم؟
– شاید موقع ترکیب تحقیقات چیز تازهای یاد بگیرم؛
– شاید به جایی برسم که وقتی افراد از من درباره بازده میپرسند، بتوانم آنها را راهنمایی کنم؛
_ و شاید هم به بعضی از آنها کمک کند.
این مسأله سبب میشود به افراد خاصی فکر کنم که این مقاله را میخوانند، مانند مایکل.
بوووم…
| معمولا تقلاهای ما در زمینه بازدهی و بهره وری نه ناشی از فقدان شایستگی، بلکه ناشی از فقدان انگیزه است. بازده، سعادت و رستگاری نیست. بلکه ابزاری برای رسیدن به هدف است. اگر این هدف ارزشمند باشد آن وقت بازده هم رستگاری است. اگر هدفتان روی بازده نباشد، به این نکته توجه میکنید که چرا یک پروژه شما را هیجان زده میکند و چه کسی از آن سود خواهد برد، به این ترتیب به صورت طبیعی، به سمت انگیزه درونی کشیده میشوید. |
وقتی نگران زمان نباشم، چطور میتوانم همچنان روی یک وظیفه کار کنم؟
مدیریت توجه شامل توجه به این نکته هم هست که در کدام مقطع زمانی کارها را انجام میدهید.
من در میشیگان بزرگ شدهام و وقتی برای مدرسه عالی، دوباره به آنجا برگشتم یکی از سردترین زمستانهای میشیگان را تجربه کردم. آن زمان بیروحترین فصلی بود که من به خاطر دارم و شخصاً هیچ وقت از آن زمان تا به حال آن قدر پربازده نبودم. به غیر از پروژه، هیچ کار دیگری نبود که انجام دهم!
طبق انتظار من، یک مجموعه مطالعات به مدیریت جولیا لی (که اکنون در دانشگاه میشیگان است) نشان میدهد که آب و هوای بد، برای بازدهی و بهرهوری خوب است، چون فکر بیرون رفتن و گشت و گذار، حواسمان را پرت نمیکند. محققان دریافتهاند که در روزهای بارانی، کارمندان بانکی ژاپن، تراکنشها را سریعتر تمام میکنند و در روزهایی که هوا در آمریکا نامساعد است، مردم در اصلاح خطاهای املایی در یک مقالهشان شایستگی و بازده بیشتری دارند. با در نظر داشتن این مسأله، من عامدانه نوشتن این مقاله را موکول کردم به روزی بعد از یک کولاک، تا گل و لایی که آن طرف پنجره میبینم، برایم جذاب نباشد.
بخش مورد علاقه خودم در این مدیریت توجه، چه زمانی است. اغلب چالشهای سودمندی و بهرهوری ما، وظیفههایی هستند که نمیخواهیم انجام دهیم ولی لازم است که انجام دهیم. من سالهای سال فکر میکردم روش انجام دادن این وظیفهها این است که آنها را درست بعد از جالبترین وظیفهها انجام دهیم تا سرریز از انرژی باشیم. بعد از آن به همراه همکارم جیها شین، یک مطالعه در یک فروشگاه زنجیرهای کرهای انجام داده و فهمیدیم که وقتی کارمندان یک وظیفه بسیار جالب دارند، آن را بدتر از خستهکنندهترین وظیفهها انجام میدهند.
یک دلیل احتمالی چیزی است که باقیمانده توجه نام دارد: ذهنتان همچنان سراغ آن وظیفه جالب میرود و تمرکزتان از روی وظیفه خستهکننده برداشته میشود؛ اما در یک آزمایش، آمریکاییهایی که ابتدا فیلم میبینند و بعد کار خستهکننده وارد کردن دادهها را انجام میدهند، اطلاعات متفاوتی یافتیم: تاثیرات متضاد.
یک فیلم جالب و سرگرمکننده باعث میشود وارد کردن دادهها بیش از پیش خستهکننده به نظر برسد، درست همان چیزی که باعث میشود یک دسر شیرین، طعم سبزیجات ترش را بدتر کند. پس اگر میخواهید برای انجام یک کار خستهکننده انرژی بیشتری داشته باشید، آن را بعد از یک کار حدودا جذاب انجام دهید، و هیجانانگیزترین کارتان را به عنوان یک پاداش، برای بعد نگه دارید. مسأله سر زمان نیست؛ بلکه سرِ زمانبندی است.
مدیریت توجه برای مدیران و افراد خلاق
حدس میزنم هدف شما فقط پربازده بودن و سودمند بودن نیست— احتمالا تمایل دارید خلاق هم باشید.
مانع این است که بازدهی و خلاقیت نیازمند استراتژیهای متضاد در مدیریت توجه هستند. بازدهی با بالا بردن سطح فیلترهای توجهی به دست میآید تا فکرهای نامربوط به حواس پرتی را کنار بگذارد. اما خلاقیت با پایین آوردن سطح این فیلترهای توجهی عمل میکند تا فکرهای خلاق به ذهن برسند.
چطور میتوانید “هم دنیا و هم آخرت را داشته باشید؟”
دَنیل پینک در کتاب خود با عنوان «چه زمانی» درباره شواهدی مینویسد که نشان میدهند ریتم شبانهروزیتان به شما کمک میکند تا دریابید زمان مناسب برای شما برای انجام کارهای بازدهدار و کارهای خلاقانه کدام است.
اگر آدم صبح هستید، باید وقتی در اوج هوشیاری هستید کارهای تحلیلی را انجام دهید؛ وظیفههای روتین را موقع ناهار انجام دهید و کار خلاقانه را به اواخر عصر یا اول شب بگذارید تا حالت تفکر خطی نداشته باشید. اگر بیشتر روحیه جغد مانند دارید، بهتر است پروژههای خلاقانه را برای صبح و کارهای تحلیلی را برای اواخر عصر و شب بگذارید تا حواستان کاملاً جمع باشد. این کار مدیریت زمان نیست، چون شاید حتی بعد از تغییر جدول زمانبندی باز هم همان مقدار زمان را روی وظیفهها صرف کنید. به این کار مدیریت توجه میگویند: به ترتیب وظیفههایی توجه میکنید که مناسب ریتم شبانهروزیتان هستند و متناسب با آن زمان را تنظیم میکنید.
همچنین، توجه کردن به مدیریت زمان به معنای اندیشه متفاوت درباره چگونگی برنامهریزی برای کارها است. من عاشق این پیشنهاد پل گراهام برای تقسیم هفته به “روزهای خالق” و “روزهای مدیر” هستم.
در روزهای مدیر، جلسات را برگزار کرده و تماسهای تلفنی را انجام میدهید. در روزهای خالق زمان برای بازدهی و خلاقیت را باز میگذارید و میدانید که از هرگونه حواسپرتی که حضور (Flow) شما را مختل میکند آزاد و رها هستید. متأسفانه، تعداد اندکی از ما از موهبت مدیریت هفتگی به این شکل برخوردار هستیم و این یعنی باید روشهایی برای استفاده بیشتر از لحظات خالق پیدا کنیم.
مدیریت زمان میگوید که باید همه عوامل حواسپرتی را یکجا حذف کنیم— نه فقط عوامل انسانی حواسپرتی، بلکه زمانهایی که خودمان حواس خودمان را پرت میکنیم. اگر از آنهایی هستید که غرق در شبکههای اجتماعی میشوید باید این عادت را ترک کنید. مدیریت توجه یک گزینه در اختیار شما قرار میدهد: درباره زمانبندی این عامل حواسپرتی بیشتر فکر کنید.
وقتی در دوره راهنمایی بودم کل یک روز شنبهام را صرف تماشای تلویزیون کردم و بعد از آن حسابی از خودم بدم میآمد. اما کلا تلویزیون را کنار نگذاشتم. برای خودم یک قانون وضع کردم: فقط زمانی تلویزیون را روشن میکردم که از قبل میدانستم می خواهم چه چیزی نگاه کنم. همین سیاست را درباره شبکههای اجتماعی پیاده کردم: در زمانهایی که میتوانستم کار کنم فقط برای اشتراکگذاری محتوا وارد شبکههای اجتماعی میشدم و بالا و پایین کردن پنجرهها را برای وقتی میگذاشتم که کاری برای انجام دادن نداشتم، مثل انتظار برای بلند شدن هواپیما یا سرد شدن بدنم بعد از نرمش.
اغلب نویسندگانی که من میشناسم برای شروع نوشتن تا روزهای خالق صبر میکنند و بر این باورند که برای رسیدن به یک ایده خوب یا یک مشکل پیچیده به حداقل چهار تا شش ساعت وقت نیاز دارند. اما شواهدی وجود دارند که نشان میدهند نویسندگان خوشگذران در واقع کمتر از افرادی کار میکنند که در مدت زمان کوتاهتری می نویسند. شما میتوانید در فواصل زمانی بسیار کوتاه، پیشرفت معنادارتری داشته باشید: وقتی به دانشجویان فارغالتحصیل آموزش داده شد که در فواصل زمانی ۱۵ دقیقهای بنویسند، رسالههایشان را سریعتر تمام کردند.
اگر شما هم در تلاشید تا فرد پربازدهی باشید، به این مسأله نپردازید که چگونه زمانتان را سپری کنید. بلکه به این توجه کنید که چه چیزهایی توجهتان را صرف خودشان میکنند.
همین الان برای اولین بار بعد از زمانی که داستان مایکل به ذهنم رسید، به ساعت نگاه کردم. ساعت ۱۰:۳۶ دقیقه صبح است و من حدود ۵۰۰ کلمه بیشتر از مقدار هدفم نوشتهام. حالا این قضاوت به عهده شماست که آیا ۱۵۶ دقیقه گذشته را از توجهم استفاده درست کردهام یا نه و اینکه آیا چند دقیقه گذشته که صرف مطالعه کردید به دردتان خورد یا نه.
و این مسأله فکر دیگری را به ذهنم وارد کرد: کاملا مطمئنم که افراد کارآمد و پربازده یک عادت هشتم دارند. آنها همه زمانشان را صرف خواندن درباره هفت عادت افراد کارآمد نمیکنند.
ترجمه: حسین گایینی
یک پاسخ
خیلی برام جالب بود. و من وقتی که باید چندتا کار رو انجام بدم تقدم و تاخر اونها رو تنظیم می کنم اما تو ۵۰% از موارد مدام باید حواس خودم رو به کار ی که در اون لحظه تصمیم گرفتم که انجام بدم جلب کنم.