شرح وظایف شغلی جدید: افراد گره و افراد رابط

۱. عصر صنعتی تمام شده است.

همه ماجرا را می‌دانند. قدمتی به اندازه کسب‌وکارهای بزرگ یا ادارات دولتی دارد.

جان (John) بهترین فروشنده است. شغلش را دوست دارد و مشتریانش از او راضی هستند. همیشه برای کمک به آنها آماده است، به تک‌تک تماس‌هایشان پاسخ می‌دهد. او فقط یک فروشنده نیست، بلکه بهترین واسطه میان کسب‌وکاری است که برایش می‌فروشد و کسب‌وکارهایی که از او خرید می‌کنند. همکارانش او را تحسین می‌کنند و (در دل) به او غبطه می‌خورند.

بعد از سال‌ها موفقیت روزافزون، به جان ترفیع می‌دهند. یک ترفیع مهم.

حالا قرار است مدیر فروش شود: یعنی همکاران سابقش را مدیریت کند.

در مدتی کوتاه، اوضاع رو به وخامت می‌گذارد. او به کارکنانش می‌گوید که چه چیزهایی را و از چه نظر اشتباه انجام می‌دهند. ناامیدانه سعی دارد آنها را مجبور کند که بیشتر بفروشند. تصور می‌کند به این شکل، زمانی که به جای کمک به مشتریانش برای مدیریت همکاران سابق هدر می‌دهد جبران می‌شود.

اما همکاران سابقش دیگر غبطه نمی‌خورند و کم‌کم از او متنفر می‌شوند. و به جای کمک به مسیر موفقیت جان جلوی پیشرفتش را می‌گیرند.

در نهایت، اوضاع بد تمام می‌شود. جان مقامش را به یک رقیب می‌سپارد و سمت مدیر فروش ارشد را برعهده می‌گیرد (به هر حال مدیر فروش بوده و دیگر نمی‌تواند به بخش عملیاتی عقب‌گرد کند، چون تنزل مقام محسوب می‌شد). اما این‌جا هم در نقش مدیر با شکست مواجه شد و همکاران جدیدش نیز خیلی زود از او بیزار شدند.

دست آخر، جان به کل کار کردن واقعی را کنار می‌گذارد، وقت خود را صرف سیاست‌های داخلی و چاپلوسی مدیریت ارشد می‌کند تا شاید روزی جزو آنها شود، یا زیردستانش را عذاب بدهد تا نشان دهد که همیشه فروشنده بهتری بوده است.

به نظرتان این ماجرا آشناست؟ خُب بله هست.

این داستان فقط در مورد فروشنده‌ها صدق نمی‌کند. در مورد مهندسان شیمی، طراحان محصول، کارشناسان تحلیلی، کارشناسان پشتیبانی مشتری، معلمان، مربیان و حتی متاسفانه، در مورد وکلا هم صدق می‌کند.

سازمان‌های ما هنوز هم براساس فرضیات کارخانه‌ای قرن نوزدهم ساخته شده‌اند و اداره می‌شوند. یا به‌عنوان کارگر در سالن کارخانه مشغول به کار هستید، یا همراه مدیران در طبقه اول هستید و با رئیس‌بازی برای همکارانتان شغل و مقامی برای خودتان دست‌وپا می‌کنید.

شغل‌های ما هنوز هم به شکل هرمی مشخص می‌شوند که در آن افراد بابت تخصص، مسؤلیت مدیریتی برعهده می‌گیرید و آن‌هایی که مانند متخصصان از آن تخصص چیزی «نمی‌دانند» اجازه ندارند نظر بدهند، چه برسد به این‌که متخصصان را مدیریت کنند.

اما قرن نوزدهم گذشته و دوران صنعتی به پایان رسیده است.

حالا در قرن بیست و یکم به روش مناسب‌تری برای توصیف افراد و شغل‌شان نیاز داریم.

پیشنهاد ما این است:

۲. مشاغل شبکه‌ای

قرن بیستم را بی‌خیال شوید، چیزی برای دیدن ندارد و مستقیم بیایید به امروز.

ما در یک جامعه شبکه‌ای زندگی می‌کنیم. عصر اطلاعات فرا رسیده است و اقتصاد شبکه اطلاعاتی مانند یک کارخانه نیست.

در این اقتصاد از تعیین طبقات برای تعریف مشاغل، خبری نیست. ساختار هرمی ندارد که در آن از بالا به پایین به افراد گفته شود چه کاری را انجام بدهند.

این اقتصاد به مجموعه مهارت‌های متفاوتی نیاز دارد. اما در عین حال مستلزم شیوه متفاوتی برای شرح وظایف شغلی است، شیوه‌ای که بگوید افراد (درون شبکه) چگونه کار کنند و چگونه مدیریت شوند.

چون این شبکه است که وجه تمایز هر سازمانی را می‌سازد. سازمان‌هایی که می‌دانند، هم در داخل و هم بیرون، به شکل یک شبکه اداره می‌شوند در قرن بیست و یکم موفق خواهند بود. سازمان‌هایی که متوجه این امر نیستند و همچنان با همان مدل کارخانه‌ای اداره می‌شوند، عاقبت از دور رقابت حذف خواهند شد.

این مساله حاصل دو پیامد است. اولی «پیامد شبکه» نام دارد. شبکه‌ها چیزی را می‌سازند که به آن «اثرات خارجی مثبت» می‌گوییم: هر چه یک شبکه بیشتر بزرگ و متصل شود، ارزش‌آفرینی بیشتری خواهد داشت. در واقع، همان اثر معروف ۱+۱= ۳ را می‌سازد. دومی این نکته است که شبکه‌ها در مقایسه با سازمان‌های هرمی بالا به پایین (که طی آن لازم است همه اطلاعات بارها و بارها از بالا به پایین مخابره شوند و تصمیمات فقط از بالا اتخاذ می‌شوند، شبیه به جوامع کمونیستی)، انعطاف‌پذیری و تطبیق‌پذیری بیشتری دارند.

حالا ببینیم در یک سازمان شبکه‌ای چه دسته‌بندی‌های شغلی داریم.

من دو دسته کلی در نظر گرفته‌ام: مشاغل «گره» و مشاغل «رابط».

یک شبکه متشکل از گره‌هایی است که به هم وصل شده‌اند. برای مثال، اگر یک شبکه کامپیوتری داشته باشید، با فرض داشتن سه دستگاه کامپیوتر در خانه، هر کامپیوتر یک «گره» است. سیم‌ها (یا روترهای بیسیم) هم «رابط‌» محسوب می‌شوند.

همین اصل در مورد یک شبکه-سازمان هم صدق می‌کند.

افراد یا «گره» هستند یا «رابط».

تفاوت این دو دسته در چیست؟

افراد «گره» کارشناسان هستند. آن‌ها در بعضی حوزه‌ها واقعا خوب عمل می‌کنند و حوزه تخصصی خود را خوب می‌فهمند. آن‌ها می‌توانند شبکه را بسازند یا تعمیرش کنند یا نسخه‌های جدیدی از آن بسازند. آن‌ها به عمق موضوعات نگاه می‌کنند و بینش و تخصص دارند.

افراد «رابط» خط اتصال یا همه‌چیزدان هستند. آن‌ها از هر چیزی یک کمی می‌دانند. می‌توانند با افراد «گره» صحبت کنند، حرف آن‌ها را بفهمند، اما نمی‌توانند (یا نباید) کار افراد «گره» را انجام بدهند. اما می‌توانند افراد «گره» از حوزه‌های مختلف را به هم پیوند بدهند. آن‌ها به‌عنوان خط اتصال یا مترجم میان افراد «گره» عمل می‌کنند. افراد «رابط» در واقع این امکان را فراهم می‌کنند که شبکه به‌صورت مؤثر اداره شود.

وجود هر دوی این دسته افراد ضروری است. هیچ شبکه‌ای بدون گره‌ها و رابط‌ها وجود نخواهد داشت. آن‌ها متفاوت هستند اما از نظر ارزش‌آفرینی وجود هر دوی آنها در سازمان ضروری است. بدون گره‌ها هیچ شبکه‌ای وجود نخواهد داشت، اما بدون رابط‌ها هم از شبکه خبری نخواهد بود.

۳. این آگاهی چه کمکی به جان می‌کند؟

در داستان ما، جان یک «گره» است. کارش در فروش حرف ندارد. اما نمی‌خواهد مدیر باشد، به بقیه فروشنده‌ها آموزش بدهد یا مدیریتشان کند.

در یک سازمان شبکه‌ای، به مدیران هرمی نیازی نداریم. بلکه به افراد «گره» و «رابط» نیاز داریم.

همچنین، این بدان معناست که در رویکرد هرمی و سلسله مراتبی برای مدیریت دپارتمان فروش حتما باید راه را برای یک رویکرد شبکه-رابط باز گذاشت تا بتوان دپارتمان فروش را مدیریت کرد.

چنین مدیری به کارشناسان – یا افراد «گره»- نمی‌گوید که کارشان را چه‌طور انجام بدهند. در عوض، افراد گره را به همدیگر و به دیگر دپارتمان‌ها وصل می‌کند تا ارتباط مؤثر در سازمان تضمین شود. در واقع، این نوع فروش حامی توسعه محصول و پشتیبانی محصول است، به گونه‌ای که دیدگاه مشتریان به بخش مهمی از فرایندهای داخلی کسب‌وکار بدل می‌شود.

آیا افراد «رابط» باید دارای اختیارات مدیریتی باشند؟ نه ضرورتا. اما لازم است که برای رابط بودن اختیارات لازم را داشته باشند. آن‌ها همان کسانی هستند که تضمین می‌کنند افراد «گره» از بخش‌های مختلف سازمان با یکدیگر گفتگو و همکاری دارند، نه این‌که خلاف جهت همدیگر حرکت کنند.

شبکه را نمی‌توان به شیوه مستبدانه و از بالا به پایین اداره کرد. اطلاعات زیادی برای تبادل وجود دارند و اگر قرار باشد این اطلاعات مدام از بالا به پایین مخابره شوند زمان زیادی تلف خواهد شد. اطلاعات باید به گونه‌ای آزاد میان «گره‌ها» به اشتراک گذاشته شوند.

تنها در این‌صورت است که شبکه به نتیجه می‌رسد.

بنابراین، شما، به عنوان یک سازمان، باید شرح وظایف شغلی افراد درون سازمان‌تان را تغییر دهید. باید مشخص کنید که یک شغل در دسته «گره» جای می‌گیرد یا در دسته «رابط».

این بدان معنا نیست که افراد نمی‌توانند دسته‌شان را تغییر دهند. کاملا شدنی است که یک شخص «گره» وظایف شغلی یک شخص «رابط» را برعهده بگیرد. اما این جابجایی نباید نتیجه وظایف شخصی تعریف‌شده از بالا باشد. چون مشاغل «گره» بهتر یا برتر از مشاغل «رابط» نیستند. مشاغل «رابط» هم بهتر یا برتر از مشاغل «گره» نیستند.

این دو دسته متفاوت از هم و درعین‌حال به هم وابسته هستند. یک سازمان برای ارتقای نتایج شبکه داخلی خود و همچنین امکان ایجاد شبکه با دیگران، به هر دوی این‌ها نیاز دارد.

زمانی که سازمان‌ها متوجه تفاوت میان مشاغل «گره» و مشاغل «رابط» شوند، به تعادل و هماهنگی بیشتری میان ظرفیت‌ها و الزامات نیروی انسانی و شرح وظایف شغلی‌شان دست پیدا خواهند کرد.

به‌علاوه، این رویکرد سیستم سلسله‌مراتبی هرمی سنتی، که منبع ناکارآمدی، اصطکاک و همکاری ناقص میان نیروی انسانی است، تضعیف شود.

حتما جان از این ایده خوشش می‌آید.

ترجمه: حسین گایینی

منبع

اشتراک گذاری

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.